Organizar a parte fiscal é um dos primeiros passos de qualquer plano de gestão, e o sistema de emissão está no centro dessa organização. É por ele que cada venda ganha registro, que o contador recebe as informações do mês e que o cliente recebe o comprovante do que comprou.

A nota fiscal online substituiu os antigos talões de papel e tornou a emissão mais rápida e segura. Ainda assim, muitos empresários têm dúvidas sobre como ela funciona, o que é preciso para emitir e como escolher a melhor forma de cuidar dessa rotina. A seguir estão as informações mais importantes para começar com tranquilidade.

O que é a nota fiscal eletrônica

A nota eletrônica é um documento que existe apenas em formato de arquivo. Ela registra uma venda de produto ou uma prestação de serviço e tem validade jurídica depois de ser autorizada.

Na prática, a empresa preenche as informações da operação em um sistema, a nota é assinada com o certificado da empresa e enviada para autorização. Depois de aprovada, o documento pode ser entregue ao cliente e passa a fazer parte do histórico fiscal do negócio.

Os principais tipos de nota

Cada tipo de operação tem um documento próprio. Os mais comuns são:

NF-e. Usada na venda de produtos, principalmente entre empresas ou em operações que envolvem transporte de mercadorias.

NFC-e. Voltada à venda de produtos ao consumidor final, como em lojas e restaurantes. É o cupom entregue no caixa.

NFS-e. Emitida por quem presta serviços, como consultórios, agências, escolas e escritórios.

Algumas empresas usam apenas um tipo. Outras, que vendem produtos e serviços, precisam de mais de um. Por isso, vale escolher uma solução que reúna tudo no mesmo lugar, como faz o hub de notas fiscais da Digisan.

O que é preciso para começar a emitir

Antes da primeira nota, a empresa precisa ter alguns itens em ordem:

• CNPJ ativo e com dados atualizados
• Inscrições exigidas para a sua atividade
• Regime tributário definido
• Certificado eCNPJ A1 válido
• Um sistema de emissão configurado

O regime tributário e as regras de imposto devem ser confirmados com o contador, porque influenciam diretamente o preenchimento das notas. Já o certificado pode ser providenciado de forma remota. Na Digisan, por exemplo, o empresário adquire o eCNPJ A1 sem precisar ir a um posto de atendimento.

Como funciona a emissão no dia a dia

Existem dois jeitos principais de emitir.

Emissão manual. Alguém da equipe acessa o sistema, preenche os dados do cliente, dos produtos ou serviços e gera a nota. Funciona bem para quem tem poucas vendas.

Emissão automática. O sistema de emissão se conecta ao meio de pagamento, à loja virtual ou ao ponto de venda. Quando a venda é confirmada, a nota sai sozinha.

Para negócios em crescimento ou que vendem pela internet, a automação faz muita diferença. Com mais de 100 integrações disponíveis, a plataforma da Digisan permite que comércios, prestadores de serviço e negócios on-line deixem de emitir nota por nota.

Cancelamento e correção

Erros acontecem, e por isso existem caminhos para corrigir uma nota. Dependendo do caso, é possível cancelar o documento e emitir outro ou fazer uma correção de informações específicas.

As regras e os prazos para cada situação variam conforme o tipo de nota e a localidade. O mais seguro é confirmar com o contador como proceder e contar com um sistema que facilite essas operações.

Guarda das notas emitidas

As notas eletrônicas precisam ser guardadas pelo prazo exigido em lei. Como são arquivos, o ideal é que fiquem armazenadas na própria plataforma de emissão, com acesso fácil sempre que a empresa ou o contador precisarem consultar.

Ao escolher um sistema, verifique como as notas ficam guardadas e se é possível baixá-las quando necessário. Isso evita perder documentos em computadores ou caixas de e-mail.

Como escolher uma solução de emissão

Na hora de escolher, observe alguns pontos principais:

Tipos de nota atendidos. A solução precisa cobrir os documentos que a empresa usa.

Automação. Integrações com as ferramentas de venda reduzem trabalho e erros.

Acesso on-line. Plataformas que funcionam pelo navegador dispensam instalação.

Capacidade de crescer. Operações maiores, acima de 10 mil notas mensais, podem precisar de integração via API, recurso que a Digisan oferece para esse perfil.

Atendimento. Ter especialistas humanos disponíveis faz diferença quando surge uma rejeição ou dúvida.

O papel do contador

O contador acompanha toda a parte fiscal da empresa e é o melhor parceiro para orientar regras de imposto, prazos e obrigações. Quanto mais organizada estiver a emissão, mais simples fica o trabalho dele no fechamento do mês. Envolver o contador desde a escolha do sistema evita ajustes depois.

Dê o primeiro passo

Com o básico entendido, o próximo passo é escolher o sistema e começar a emitir. Na Digisan, é possível testar a plataforma gratuitamente por 7 dias, com acompanhamento de um gerente de contas desde a configuração inicial.