Otimizar o tempo e melhorar o dia a dia é o objetivo de qualquer gestor, mas ao mesmo tempo, é uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos profissionais.

Entretanto, independentemente do tipo de negócio, é necessário maximizar a produtividade, e isso se dá por meio da otimização de tempo e da produção.

O mundo corporativo é muito dinâmico e a maneira como a organização escolhe a realização das tarefas pode ajudá-la ou prejudicá-la. Quem insiste em usar os meios tradicionais está perdendo tempo e dinheiro.

As organizações dos mais variados segmentos e tamanhos já perceberam a necessidade de modernizar o dia a dia, por meio de recursos tecnológicos que melhoram consideravelmente os resultados e a produtividade.

 

São ferramentas que trazem mais rentabilidade para a rotina e que geram impactos positivos no nível de satisfação do cliente.

A tecnologia traz diferentes possibilidades para os mais variados setores, permitindo que gestores e empreendedores consigam melhorar o uso do seu próprio tempo, beneficiando os resultados.

Tentar resistir a essas mudanças é um erro, por isso, esse artigo vai explicar o conceito de tecnologia, os benefícios que essas ferramentas oferecem e quais são os principais recursos que otimizam o dia a dia.

Conceito de tecnologia

Tecnologia é o resultado de todo o trabalho e pesquisa por parte de ciência e engenharia, abrangendo instrumentos, técnicas e métodos que ajudam a resolver problemas. Envolve a aplicação prática do conhecimento científico em várias áreas.

Está presente na humanidade há milhões de anos e ao longo do tempo, surgiram vários exemplos da evolução tecnológica, indo desde a descoberta do fogo, até a inteligência artificial existente hoje.

A sociedade passou a produzir todas as soluções disponíveis atualmente, como compressor de parafuso usado, por conta da evolução tecnológica que permitiu o seu desenvolvimento.

Foi a partir do século XX que a humanidade começou a perceber grandes avanços, E entre os principais exemplos estão:

• Tecnologia da informação;
• Evolução das telecomunicações;
• Uso de computadores;
• Surgimento da internet;
• Energia nuclear;
• Nanotecnologia;
• Biotecnologia.

Tudo isso é fruto do desenvolvimento tecnológico alcançado pelo ser humano e assume papel muito importante na jornada da inovação.

Todos esses avanços provocaram e provocaram muitos impactos na sociedade, como a melhora considerável no nível de vida do ser humano.

Benefícios para as empresas

O uso de ferramentas tecnológicas que otimizam o dia a dia das organizações traz muitos benefícios, entre eles o aumento da produtividade do funcionário.

O uso de computadores e pacotes de software aumentaram a produtividade dos profissionais, permitindo funções de entrada de dados e revisão de relatórios de maneira automática.

Uma empresa especializada em troca de tela iPhone Apple pode automatizar vários processos de gestão, ao invés de continuar trabalhando com mão de obra que elabora relatórios e outras tarefas repetitivas.

Com os recursos tecnológicos existentes hoje, tudo o que os funcionários precisam fazer é revisar e relatar os dados coletados e garantir que sejam precisos e oportunos, ao invés de fazer isso manualmente.

Outro benefício é o fato de que a comunicação se torna muito mais rápida e confiável, principalmente tendo em vista que o universo corporativo está cada dia mais móvel.

 

Smartphones e outros tipos de aparelhos móveis estão aumentando a conexão dos profissionais, permitindo que realizem seu trabalho de qualquer lugar.

A organização pode fazer reuniões online, sem que para isso seja necessário reunir os participantes em local físico. A própria internet agilizou a velocidade com que arquivos e dados são compartilhados, reduzindo o tempo para decisões críticas.

Esses avanços permitiram até mesmo que pequenos negócios pudessem divulgar seus produtos e serviços para pessoas de qualquer lugar do mundo.

Os empreendedores sabem que gerenciar o próprio negócio é uma tarefa complexa por conta das inúmeras transações e processos que garantem a conformidade da empresa e a satisfação dos clientes.

Mas com os recursos tecnológicos, uma empresa de instalação piso laminado sobre cerâmica consegue reduzir consideravelmente todo o trabalho e burocracia para gerenciar a corporação.

A tecnologia faz isso ao integrar processos de negócios e ajudar a companhia a compreender as necessidades presentes no fluxo de caixa, além de preservar recursos importantes.

É possível reunir, processar e apresentar dados corporativos de maneira automática, de modo que todos possam entender e usar. Como resultado, a companhia toma decisões com base em dados concretos.

Mas para aproveitar esses e outros benefícios, o gestor precisa conhecer as tecnologias que vão otimizar a rotina da organização.

Tecnologias que otimizam a rotina

A verdade é que existe uma grande quantidade de ferramentas, tanto pagas quanto gratuitas, que podem ser usadas pelas organizações. Entre as principais opções estão:

Trello

O Trello é um excelente organizador de tarefas, possibilitando organizar as atividades e funções e até mesmo separar áreas por meio de quadros e sub quadros.

Uma das maiores possibilidades é a criação de quadros específicos para cada pessoa e o compartilhamento. Dentro de uma empresa especializada em tratamento de piso hospitalar, todos os colaboradores têm acesso aos quadros geral.

Dentro do principal, existe um sub quadro com o nome de tarefas diárias, mas os usuários podem criar workflow com etapas bem definidas, tais como planejamento, produção, revisão e aprovação.

Os cartões das tarefas são movidos, conforme a atividade vai avançando, o que traz uma previsibilidade melhor para todos os profissionais.

Sistema CRM

Muitas empresas acreditam que lidar com o público é um grande desafio, e mesmo que essa afirmação seja verídica, é possível gerenciar e automatizar o relacionamento com o cliente, utilizando recursos tecnológicos.

Um exemplo disso é o sistema CRM (Customer Relationship Management) que auxilia os gestores na coleta de dados de clientes de maneira muito mais eficiente, precisa e rápida.

Para uma marca de cortina de vidro varanda pequena, contar com um software CRM ajuda em vários aspectos, como as tomadas de decisão.

A corporação pode mapear o perfil do público interessado e identificar campanhas de marketing que mostraram ter o melhor desempenho.

Google Calendar

Usar um calendário online e que cruza as agendas de várias pessoas é um excelente recurso para as organizações, e o Google Calendar faz isso e muito mais.

É possível marcar reuniões com uma ou mais pessoas na equipe, sem que ocorra conflitos de eventos, uma vez que é possível conferir com antecedência os horários livres, por meio da ferramenta de pesquisa.

O calendário também permite configurar o horário de trabalho, hora de almoço e ainda configurar reuniões recorrentes.

Armazenamento em nuvem

Hoje em dia, muitas organizações usam ferramentas de armazenamento em nuvem, como no caso do Dropbox e do Google Drive. Isso facilita muito a rotina de uma empresa de galpão pré moldado porque ela não precisa mais lidar com papelada.

Também elimina a necessidade de organizar prateleiras e gavetas cheias de documentos, mas de maneira totalmente segura para a organização, seus clientes, fornecedores e outros stakeholders.

Fica mais fácil localizar um documento em poucos minutos, além da segurança, uma vez que os arquivos são salvos totalmente online, criptografados e protegidos por senha.

Checklist online

O gestor precisa acompanhar as atividades realizadas, os recursos usados durante essas tarefas e o tempo gasto em cada uma.

Um fabricante de máquina de café cápsula três corações precisa de todas essas informações para compreender no que a empresa está errando ou acertando, melhorando o fluxo de trabalho.

Gerenciador de projetos

Gerenciar equipes e projetos em desenvolvimento é uma tarefa extremamente complexa, e muitos profissionais acabam pecando pela falta de organização e integração entre os profissionais da equipe.

Isso acaba fortalecendo o ambiente de procrastinação e desinteresse, por isso, ferramentas tecnológicas são fundamentais no dia a dia de um gestor moderno, visto que ajudam a mensurar cada etapa em tempo real.

Aplicativos de comunicação interna

Assim como a marca precisa se comunicar muito bem com os consumidores, também precisa facilitar a comunicação com os colaboradores. A equipe interna precisa de uma comunicação eficiente para eliminar falhas.

Uma companhia especializada em recuperação de piso de concreto polido pode fazer isso usando diversas ferramentas que vão facilitar a comunicação com os funcionários.

Existem opções pagas e gratuitas, bastando que o negócio identifique qual desses recursos atende melhor suas necessidades.

Considerações finais

A tecnologia é primordial para qualquer empresa, desde uma pequena loja de roupas até uma multinacional. São ferramentas que otimizam a rotina, trazendo mais facilidade e produtividade aos profissionais.

Consequentemente, os produtos e serviços oferecidos pelas organizações passam por diversas mudanças e melhorias e isso agrada muito o consumidor moderno.

Para acompanhar as demandas do mercado, é essencial contar com boas ferramentas tecnológicas, sempre considerando as possibilidades e necessidades da corporação.