Os sistemas de organização para empresas, conhecidos como sistema de gestão, oferecem muitos benefícios para as organizações.

Por meio deles, é possível ver quantas horas do dia são consumidas por processos relacionados à gestão administrativa, e quanto tempo de jornada é gasto para orientar processos que poderiam ser automatizados.

Muitas organizações já perceberam que perdem muito tempo com essas atividades, por isso, precisam conhecer os sistemas de gestão. Quando o gestor faz o cálculo sobre o tempo gasto nesses processos, geralmente fica muito impressionado.

Existe muito tempo que poderia ser bem empregado na execução de tarefas estratégicas e não operacionais, liberando os profissionais para aquilo que realmente importa e para estratégias mais complexas.

 

A maior vantagem de implementar um sistema de gestão é focar nas atividades que trazem bons resultados, sem ter que abrir mão de cuidado e atenção com a gestão administrativa.

Por meio da adoção de um sistema, as horas gastas nessas atividades acabam se transformando em minutos e isso acontece porque consultar diferentes recursos e planilhas faz o negócio perder muito tempo, e tempo é dinheiro.

Este artigo vai explicar o que é sistema de gestão, sua importância para os negócios e quais são as vantagens de investir nesse recurso.

O que é sistema de gestão

O sistema de gestão nada mais é do que um software que reúne todos os recursos necessários para organizar, integrar, controlar, monitorar e automatizar as tarefas administrativas.

Essa tecnologia organiza a gestão do negócio e cria caminhos para que os processos sejam executados de maneira ágil, segura e eficiente, o que melhora muito os resultados e a produtividade.

Para um fabricante de lavadora automatica industrial, é uma forma de agilizar operações, melhorar o atendimento ao cliente e manter registros sempre atualizados, sem que para isso seja necessária intervenção humana.

Sua função é simplificar as complexidades da administração de empresas, trazendo uma plataforma organizada e transparente que ajuda a gerenciar o relacionamento interno e externo com todos os stakeholders, como:

• Clientes;
• Consumidores em geral;
• Colaboradores;
• Fornecedores;
• Parceiros;
• Investidores.

Também acompanha o progresso do negócio e traz mais precisão sobre os dados. Com isso, a corporação consegue armazenar e acessar informações importantes em um único lugar, trazendo mais eficácia para os processos.

Uma das funções básicas do sistema de gestão é automatizar tarefas repetitivas, fazendo com que a rotina administrativa seja muito mais eficiente, assertiva e rápida.

Importância do sistema de gestão

Hoje em dia, o sucesso de uma organização está muito além de oferecer produtos e serviços de qualidade, tendo em vista a necessidade de ter uma gestão eficiente, data driven e proativa.

Dentro de uma clínica de exame toxicológico demissional, isso vai desde a otimização da cadeia de fornecimento ou a possibilidade de monitorar o desempenho dos colaboradores.

Seja qual for a necessidade do negócio, um sistema de gestão traz grandes vantagens para que a companhia esteja sempre à frente dos concorrentes.

Para se ter uma ideia, de acordo com uma pesquisa, implementar um software desse tipo consegue melhorar em 95% a organização dos processos internos.

Qualquer tipo de negócio pode contar com essa tecnologia, mas existe um investimento envolvido e nem todos eles, principalmente os pequenos, possuem uma demanda compatível com a modernização.

Geralmente, as organizações começam de baixo e vão escalando seu crescimento por meio de ferramentas mais simples, como planilhas e sistemas que organizam projetos gratuitamente.

Conforme a demanda vai crescendo, tais soluções deixam de fazer sentido, principalmente porque não são totalmente confiáveis. É nesse momento que o negócio enxerga a necessidade de investir em um sistema de gestão.

Vantagens de investir

Investir nesse tipo de solução traz muitas vantagens para a companhia, e é exatamente por isso que tantas empresas procuram modernizar diferentes processos.

Por exemplo, em uma confecção, contar com um software de bordado é muito importante para agilizar essa etapa, mas o sistema de gestão também é necessário e traz inúmeras vantagens, como:

Reúne diferentes áreas

Algumas empresas utilizam diversos sistemas, softwares, aplicativos e planilhas para controlar seu estoque, contas a pagar e receber, vendas e contas bancárias, além disso, recorrem a recursos para fazer a contabilidade e gestão de pessoas.

Só que existem muitos negócios que também não investem em nenhum tipo de sistema de gestão integrado, permitindo que cada área utilize a solução que precisa.

Isso acaba prejudicando a gestão e até mesmo as tomadas de decisão por parte dos gestores e dos proprietários do negócio.

 

Se o gerente de estoque não souber qual é a previsão de vendas, pode acabar comprando mercadorias que vão ficar paradas ou deixar de comprar a quantidade suficiente para atender à demanda.

Um fabricante de aspersor canhão para irrigação precisa de um sistema de organização porque ele integra todas as áreas e reduz erros administrativos que podem ser cometidos porque a companhia não tem uma visão completa de seus setores.

Transparência e integração

O sistema de gestão é capaz de registrar praticamente todas as operações realizadas, inclusive dados lançados e consultados. Eles ficam à disposição dos profissionais e permitem o monitoramento de processos internos.

Todas as informações geradas também ficam disponíveis, de acordo com as atribuições de cada colaborador e setor, para todas as pessoas envolvidas.

Sem mencionar o fato de que a solução ajuda a fiscalizar órgãos do governo, principalmente quando está adaptada aos padrões legislativos.

Visão consolidada dos canais de vendas

Produtos e serviços, representantes, vendedores internos e externos e plataforma de vendas são canais usados pelas empresas para ofertar suas soluções aos clientes.

Mas cuidar de tudo isso pode ser um grande desafio, como vender uma quantidade de produtos acima do que está disponível em estoque ou não conseguir fazer uma reposição rápida para os itens faltantes.

Uma empresa que fornece material para curso técnico de enfermagem home care utiliza um sistema de gestão para integrar os canais de vendas.

Toda vez que uma venda é concretizada, o sistema atualiza para outros canais e profissionais a quantidade disponível em estoque. O responsável cria alertas para informar sempre que os níveis de estoque são rompidos ou atingem nível mínimo.

Automatiza processos

Contar com um bom sistema de gerenciamento é uma escolha inteligente para a corporação, visto que fornece processos automatizados que melhoram o fluxo de trabalho, dando mais tempo para que os profissionais se concentrem no que é mais importante.

É uma ferramenta que simplifica tarefas comuns, como conciliação de conta, acompanhamento de estoque e entrada de pedidos, permitindo que os profissionais trabalhem em atividades de valor agregado.

Melhora o uso de capital de giro

Uma empresa terceirizada de bombeiro civil pode contar com um sistema de gestão integrado que permite controlar e dominar a gestão de estoque, e o gestor pode conhecer os níveis necessários para evitar imprevistos nas operações cotidianas.

Consequentemente, a quantidade de capital de giro empregada na manutenção de itens diminui, trazendo mais segurança para as operações diárias.

Diminuição de retrabalho

Uma das coisas que levam a perda de tempo é enviar e-mails para os responsáveis de áreas diferentes, de modo que repassem as informações ou imputem dados em diversos sistemas e planilhas.

São ações manuais que o sistema de gestão elimina, o que evita retrabalho e tarefas que precisam ser refeitas em diferentes áreas da corporação.

Com ele, os dados informados pelos vendedores no momento do pedido, como preço de instalação de som automotivo, são enviados para a área administrativa para que possa emitir notas e boletos.

As mesmas informações chegam para os profissionais responsáveis pela expedição de pedidos, fazendo com que o tempo de espera do cliente diminua consideravelmente.

Decisões baseadas em dados

O sistema de gestão produz indicadores de desempenho e isso potencializa as tomadas de decisão por parte dos gestores.

Tendo acesso a estatísticas, porcentagens e gráficos, fica mais fácil compreender o desempenho da corporação, seus colaboradores e departamentos.

Também é uma forma de saber quais processos estão com um desempenho abaixo do esperado, ajudando a mapear e identificar pontos de melhorias.

Um fabricante de concreto fck 30 pode integrar esse sistema de gestão às soluções de análise e processamento de dados, como no caso do machine learning e do big data.

Desse modo, as informações obtidas terão muito mais qualidade e precisão, ajudando a mapear tendências, reduzir riscos e descobrir oportunidades.

Considerações finais

Hoje em dia, por conta da concorrência do mercado, a administração de uma empresa precisa ser impecável. Mas com a modernização dos processos e o nível de exigência cada vez mais alto por parte dos consumidores, não é possível fazer isso manualmente.

As organizações precisam investir em um bom sistema de gestão para que possam suprir as demandas do mercado e melhorar sua competitividade.